Même si le manque de temps fait partie du quotidien du chef d’entreprise, ce n’est pas une fatalité. Adopter une bonne organisation, au besoin en changeant certaines habitudes, qui vise à planifier, apprendre à gérer les priorités ou encore à déléguer, a pour objectif de mieux travailler et en toute sérénité.

Apprendre à utiliser les bons outils et la gestion de projet

Le diagramme de Gantt est un outil très couramment employé par les chefs de projet pour organiser et planifier les différentes tâches à accomplir. Il facilite la planification en décomposant les tâches d’un projet puis en les représentant par des barres horizontales sur un graphique. Même si cette méthodologie est plutôt utilisée pour mener à bien des projets complexes, elle peut facilement être transposée aux tâches simples du quotidien du chef d’entreprise. Pour construire le diagramme, il est nécessaire de définir les tâches et les jalons du projet, estimer la durée de chaque tâche, les ordonnancer selon une logique d’exécution et enfin, leur affecter des ressources humaines et matérielles.

Planifier et gérer son emploi du temps

La planification est une étape primordiale pour optimiser au mieux son temps. Il convient de classer les tâches par ordre de priorité et de déterminer ce que vous pouvez déléguer sans risque. En tête de ce classement, arrivent les tâches urgentes et importantes. Ce sont celles sur lesquelles vous devez vous concentrer en priorité. Inscrivez-les dans votre agenda. Ensuite, les tâches importantes mais non urgentes. Répartissez-les dans votre planning. Puis, les tâches urgentes mais non stratégiques et sans valeur ajoutée et qu’il faudra déléguer. Enfin, les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes. Ces dernières devront quoi qu’il arrive être déléguées.

Savoir déléguer

De nombreux dirigeants en particulier de TPE et de PME ont beaucoup de difficultés à déléguer certaines tâches car ils pensent souvent être les plus qualifiés pour traiter les affaires urgentes. Qu’il s’agisse de collaborateurs ou bien de prestataires, il est pourtant essentiel de savoir déléguer notamment les tâches particulièrement chronophages ou sans valeur ajoutée comme la gestion des appels entrants, l’administratif ou encore la comptabilité. Savoir déléguer, c’est donc être capable d’organiser le travail au sein d’une équipe en s’assurant que chaque tâche est confiée au bon collaborateur. Il ne faut pas hésiter à confier l’intégralité des directives aux collaborateurs pour que le travail accompli soit au plus proche de ce qui est attendu.
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