Automatisation de la relance client 🧑‍💻

Il est normal d’avoir quelques clients qui sont en retard de paiement. C’est quasiment impossible de ne jamais y être confronté. En bon gestionnaire, il faut s’assurer que ces clients soient relancés au terme approprié, afin de les inviter à régler leur dette au plus vite. Le processus de relance doit être mis en place avec des échéances précises en fonction de la date d’émission de la facture et du délai de paiement contractualisé avec le client. En cas de litige, seule la mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception fait foi. Le processus de relance doit donc mécaniquement et le plus automatiquement possible, aboutir à la mise en demeure. 

Une fois la date d’échéance passée, votre client est considéré comme en retard de paiement. Pour le relancer, une lettre ou un courriel de rappel est la première étape. A ce stade, vérifiez que vous disposez des coordonnées nécessaires pour bien joindre votre interlocuteur. A la suite de ce premier jalon, vous pouvez envoyer une seconde lettre de relance. Celle-ci peut comporter des informations plus menaçantes. Enfin, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier peut être assorti de l’indemnité légale de recouvrement fixée à 40€. A l’issue de ce processus, si le règlement de votre client n’est toujours pas intervenu, vous pouvez lancer une procédure d’injonction de payer au tribunal de commerce.

Pour automatiser le processus de relance client, un système de gestion informatisé est requis. Vous devez renseigner tous les éléments nécessaires à votre système pour qu’il classe automatiquement les factures clients en retard et envoie un email en guise de relance. Certains logiciels permettent également l’édition de courriers prêts à être envoyés par voie postale. L’ajout de pénalités peut être également automatisé en fonction de différents niveaux de relances. Ils existent des solutions gratuites comme Dolibarr mais elles sont à paramétrer soi-même. Votre logiciel comptable dispose sûrement d’un outil de facturation proposant également ces fonctions. Pour les plus exigeants, il faut se tourner vers des solutions plus coûteuses mais extrêmement efficaces de type SalesForce.