La comptabilité ne cesse d’évoluer grâce à la technologie et en particulier à la digitalisation. L’OCR est une technologie qui permet de dématérialiser automatiquement les documents comptables grâce à la reconnaissance de caractères.
Le système OCR : qu’est-ce que c’est ?
« Optical Character Recognition » ou la reconnaissance optique de caractères est une technologie qui permet de scanner un document papier comportant du texte pour le dématérialiser sur un support numérique. Ce système permet donc de scanner des notes de frais, des factures ou tout autre document utile à l’entreprise. La technologie OCR permet de reconnaitre les caractères ou encore les polices utilisées : manuscrites, tapés à la machine à écrire ou sur ordinateur. Ce processus de reconnaissance automatique de caractère s’inscrit dans une démarche inexorable d’automatisation de la comptabilité. L’enjeu est de rendre les traitements informatiques plus autonomes, faciliter le traitement des documents comptables et de limiter l’intervention de l’humain dans des tâches sans valeur ajoutée.
Les domaines d’application de l’OCR
La technologie OCR est très polyvalente et supporte de nombreux domaines d’application puisqu’elle permet de traiter de grandes quantités de documents rapidement, de les classer, de les archiver et de stocker d’importantes quantités de données. Ce dispositif est donc devenu très populaire dans les domaines de l’expertise comptable (traitement des documents comptables, classement, imputation et rapprochements des écritures…) ; la banque (traitement des chèques) ; la documentation (pour le traitement des documents manuscrits) ; le domaine légal (particulièrement friand de documents papier) ; la santé (pour centraliser l’historique médical d’un patient) ou encore les chaînes d’approvisionnement (où l’OCR permet de lire des codes-barres, des dates ou des numéros de série afin d’améliorer le suivi du produit).
Reconnaissance automatique de caractères : avantages et inconvénients
L’OCR est donc un outil qui permet de faciliter grandement le traitement des documents papiers et de les rendre exploitables dans des applications numériques. Les entreprises sont amenées à traiter un très grand volume de données et de documents comme des contrats légaux, des bordereaux ou encore des catalogues. L’OCR leur permet un gain de temps important dans le traitement, l’archivage, la recherche ou encore l’analyse statistique de l’information. Cependant, malgré tous les avantages qu’offre l’OCR, cette technologie présente parfois quelques limites. Certains documents comme les tickets de parking, les documents surimprimés ou peu lisibles peuvent poser problème à l’OCR. Ainsi, pour éviter les erreurs d’interprétation il est parfois nécessaire de modifier la présentation des documents.
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